Политика конфиденциальности

1. Оператор персональных данных

ProcureLabs Pte. Ltd. (UEN: 202606070W) определяет цели обработки записей об аккаунтах, оплате, безопасности и маркетинге. Организации клиентов обычно определяют цели персональных данных для закупок; мы обрабатываем их по применимым указаниям и соглашениям.

По всем вопросам защиты данных обращайтесь к нашему специалисту по защите данных по адресу admin@procure-labs.com

Назначенный специалист выполняет обязанности по PDPA Сингапура. Это не подтверждает назначение или независимость по GDPR; отдельная оценка применимости и независимости остаётся незавершённой.

2. Собираемые данные

Мы собираем и обрабатываем следующие категории персональных данных:

• Данные аккаунта: Адрес электронной почты, полное имя, название организации, дата принятия вами наших условий и ссылка на изображение профиля, если вы входите через Google
• Данные об использовании: Используемые вами страницы и функции, продолжительность сеанса и ваши предпочтения. Отслеживание просмотров страниц и Google Analytics работают только в том случае, если вы принимаете аналитические файлы cookie.
• Данные о закупках: Данные о расходах, информация о поставщиках и другие загружаемые вами деловые данные
• Взаимодействия с AI: Сообщения в чате и запросы к нашим AI-ассистентам
• Технические данные: IP-адрес, тип браузера и сведения об устройстве, попытки входа и активные сеансы, используемые для обеспечения безопасности и аналитики

ProcureLabs не намерена обрабатывать специальные категории персональных данных (например, сведения о здоровье, религиозных убеждениях или членстве в профсоюзе), а наша Политика допустимого использования запрещает их загрузку. Если наши автоматические проверки обнаруживают такие данные, они удаляются из текста до отправки этого текста AI-провайдерам через наш AI-оркестратор, а импорт CSV, заголовки столбцов которого содержат их названия, отклоняется. Проверки распознают только формулировки на английском языке и не обнаруживают всё; обнаруженный ими текст остаётся сохранённым в вашем рабочем пространстве, пока вы его не удалите.

Персональные данные, полученные от других лиц

Некоторые персональные данные поступают не непосредственно от вас:

• От вашей организации: если она использует единый вход или предоставление доступа через SCIM, её поставщик удостоверений передаёт нам ваше имя, адрес электронной почты и, если настроено, группы, определяющие вашу роль. Администратор может вместо этого ввести ваш адрес электронной почты, чтобы пригласить вас. Если ваша организация подключает Microsoft Teams, мы получаем ваше имя и ID в Teams, когда вы используете нашего бота. Мы используем эти данные для создания вашей учётной записи и управления ею.
• Из документов и данных, которые ваша организация загружает или подключает: имена, рабочие контактные данные и должности её сотрудников и сотрудников её поставщиков, а также имена и должности лиц, подписывающих договоры, содержащиеся в договорах, счетах, списках поставщиков и подключённых бизнес-системах. Покупатель также может пригласить вас на свой портал поставщиков, введя ваш адрес электронной почты, а коллега может добавить вас, указав ваше имя и адрес электронной почты. Мы обрабатываем эти данные для данной организации, которая определяет порядок их использования.
• Из общедоступных реестров и санкционных списков, когда ваша организация использует поиск поставщиков, проверку конфликта интересов или проверку по санкционным спискам: имена, должности и даты назначения руководителей компаний (UK Companies House, который также предоставляет сведения о гражданстве, роде занятий и стране проживания; и OpenCorporates), общедоступные документы из US SEC EDGAR, в которых упоминается имя сотрудника вашей организации, а также имена в государственных санкционных списках (OFAC, EU, UN и UK), совпадающие с именем поставщика. Мы используем эти данные для оценки поставщиков и проверки конфликтов интересов и санкций по поручению этой организации.

3. Правовые основания обработки

Мы обрабатываем ваши персональные данные на следующих правовых основаниях:

• Исполнение договора: Для предоставления наших услуг в соответствии с согласованными условиями предоставления услуг
• Согласие: Обработка ИИ зависит от указаний клиента, правового основания, цели и настроек сервиса. Необязательная аналитика требует соответствующего согласия на cookie. Настройка ИИ сама по себе не разрешает любую цель, поставщика или зарубежную передачу.
• Законный интерес: Для обеспечения безопасности, предотвращения злоупотреблений и улучшения сервиса
• Юридическая обязанность: Для соблюдения применимых законов и нормативных требований

4. Передача данных третьим сторонам

Мы передаём данные сторонним поставщикам услуг, включая перечисленных ниже. Полный список с указанием местонахождения приведён на странице наших субподрядчиков.

Сервисы включают хостинг AWS, базу и аутентификацию Supabase, оплату Stripe, ошибки Sentry, почту Resend, процессы Inngest, кэш и ограничения Upstash, а также Microsoft 365 / SharePoint для деловой переписки и документов. Передаваемые данные зависят от функции и настроек. См. страницу субобработчиков.

5. Ваши права (GDPR)

В соответствии с Общим регламентом по защите данных (GDPR) вы имеете следующие права:

Когда применяется GDPR, закон требует ответа без неоправданной задержки в течение одного календарного месяца с получения. Сложность или число запросов могут оправдать до двух дополнительных месяцев; продление необходимо сообщить с причинами в первом месяце. Иные законы могут устанавливать другие требования.

Применимые права можно реализовать по email без активного аккаунта или подписки. Возможна соразмерная проверка личности. По данным клиента мы помогаем его контролёру. Жалобу можно подать в PDPC Сингапура или, когда применяется GDPR, компетентный надзорный орган.

6. Хранение данных

Мы храним ваши данные в течение следующих периодов:

• Хранение зависит от категории данных, инструкций клиента, юридических требований о сохранении и условий поставщика. История чата, производный контент, записи аудита и журналы поставщика имеют отдельные условия хранения. Запросы на удаление обрабатываются согласно соглашению об обработке данных и применимому законодательству.

7. Безопасность данных

Мы применяем стандартные для отрасли меры безопасности для защиты ваших данных:

• HTTPS защищает передачу; хостинг шифрует сохранённые данные с управлением ключами для конкретного сервиса. Доступ ограничен разрешениями и, где применимо, построчными политиками базы. MFA применяется к поддерживаемым аккаунтам и определённым привилегированным действиям. Записи, охват и сроки зависят от сервиса; ключи клиента требуют отдельного соглашения и настройки.
• Программа подготовки к SOC 2 Type II находится в процессе; наш собственный аудит ещё не начался, и готового отчёта Type II не существует.

В случае утечки данных

Если утечка затрагивает персональные данные, за которые мы отвечаем как оператор, и, вероятно, создаёт для вас высокий риск или может причинить вам значительный вред, мы уведомим вас без неоправданной задержки. Мы уведомляем Комиссию по защите персональных данных Сингапура в течение 3 календарных дней после определения того, что об утечке необходимо сообщить, а в случаях применения GDPR — компетентный надзорный орган в течение 72 часов с момента, когда нам стало известно об утечке. Если утечка затрагивает данные, которые мы обрабатываем для вашей организации, мы уведомляем вашу организацию в течение 72 часов, а она решает, как проинформировать вас.

8. Файлы cookie

Мы используем файлы cookie и аналогичные технологии для следующих целей:

• Необходимые: Аутентификация и безопасность (обязательно)
• Аналитика: Понимание моделей использования (необязательно)
• Настройки: Запоминание ваших настроек, например языка

Вы можете в любое время изменить настройки файлов cookie с помощью пункта «Cookie preferences» в нижней части сайта или в разделе Settings → Account. Подробный список файлов cookie см. в нашей Политике использования файлов cookie.

9. Международная передача данных

В наших записях о хостинге Сингапур указан как основное местоположение; фактические местоположения сервисов приложения и базы данных ещё предстоит проверить. Поставщики могут обрабатывать данные в других странах, включая США; хранение в Сингапуре не означает исключительно местную обработку. Гарантии передачи зависят от получателя, обработки и применимых договоров или решений об адекватности. Уточните у контакта по конфиденциальности; европейское размещение не обещается.

10. Автоматизированное принятие решений (статья 22 GDPR)

ProcureLabs использует автоматизированную обработку для поддержки решений в сфере закупок, включая:

• Целостность транзакций: Автоматическая оценка счетов и транзакций на предмет потенциальных нарушений (например, дублирующихся платежей, разделённых закупок, фиктивных поставщиков)
• Оценка рисков поставщиков: Автоматизированная комплексная оценка рисков на основе финансовых данных, данных о соблюдении требований и результатах работы
• Выявление нарушений: Автоматизированное выявление потенциальных нарушений нормативных требований или политик

Ваши права в отношении автоматизированных решений:

Мы ведём письменную оценку воздействия на защиту данных для наших функций ИИ и автоматизированных решений; она пересматривается не реже одного раза в год и при каждом существенном изменении этих функций или решений.

11. Возрастные ограничения

ProcureLabs — корпоративная платформа для взаимодействия между компаниями. Наши услуги не предназначены для лиц младше 18 лет, и мы сознательно не собираем их персональные данные. Если вам меньше 18 лет, вы не можете пользоваться этим сервисом. При регистрации необходимо подтвердить, что вам 18 лет или больше; без этого подтверждения учётная запись не создаётся. Если вы считаете, что несовершеннолетний предоставил нам персональные данные, свяжитесь с нами по адресу admin@procure-labs.com.

12. Обновления настоящей политики

Мы можем время от времени обновлять настоящую политику конфиденциальности. В этом случае мы публикуем новую версию на этой странице и изменяем дату «Последнее обновление» в верхней части страницы. Продолжение использования сервиса после таких обновлений означает принятие изменённой политики.