Richtlinie zur Transparenz von KI

1. Unser Engagement

ProcureLabs nutzt künstliche Intelligenz, um Beschaffungsteams dabei zu unterstützen, effektiver zu arbeiten. Wir sind der Ansicht, dass Sie genau verstehen sollten, wie KI in der Plattform eingesetzt wird, welche Daten sie verarbeitet, welche Entscheidungen sie treffen kann und welche nicht und über welche Kontrollen Sie verfügen. Diese Richtlinie erläutert all dies.

2. KI-Funktionen

Die Plattform umfasst einen KI-gestützten Beschaffungsberater namens Pala. Pala bietet:

• Ausgabenanalyse und Kategorieerkenntnisse
• Lieferantenrisikobewertungen und Empfehlungen
• Vertragsanalyse und Klauselextraktion
• Erkennung von Transaktionsintegrität und Wertverlusten
• Empfehlungen für Beschaffungsstrategien
• Fragen und Antworten in natürlicher Sprache zu Ihren Beschaffungsdaten

Pala führt analytische und vorbereitende Arbeiten (Analysieren, Bewerten, Rangfolge bilden, Entwürfe erstellen) eigenständig durch. Pala genehmigt keine Ausgaben, erstellt keine Bestellungen, leistet keine Zahlungen, unterzeichnet keine Verträge und versendet sie nicht zur Unterzeichnung und sendet keine externen Mitteilungen, sofern nicht eine Person die Handlung bestätigt.

3. KI-Anbieter

Wir nutzen mehrere KI-Anbieter, um unterschiedliche Funktionen bereitzustellen:

4. Datenverarbeitung

Wenn Sie KI-Funktionen nutzen, werden relevante Inhalte aus Ihren Beschaffungsdaten zur Verarbeitung an KI-Anbieter gesendet. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt wie folgt:

• Verarbeitung durch OpenAI OpenAI unterstützt Chat, Analysen und begrenzte Decisions-Bewertungen zur Werkzeugauswahl und zu Beschaffungsnachweisen. Vorbehaltlich der aktuellen Kundenerlaubnis und der vereinbarten regionalen Konfiguration erhält Decisions minimierten Kontext und Fragen mit geschwärzten sensiblen Daten für den erlaubten Zweck. OpenAI-API-Daten werden nur bei ausdrücklicher Zustimmung für das Modelltraining verwendet. Decisions kann verschlüsselten Prompt-Cache-Zustand bis zu 24 Stunden und reguläre Protokolle zur Missbrauchsüberwachung bis zu 30 Tage speichern, vorbehaltlich geltender Sicherheits-, Schutz- oder gesetzlicher Ausnahmen.
• Schwärzung personenbezogener Daten. Bevor Prompts über den KI-Orchestrator der Plattform, der den Assistenten und die meisten KI-Funktionen bereitstellt, an KI-Anbieter gesendet werden, schwärzt die Plattform automatisch E-Mail-Adressen, Telefonnummern (US-Formate sowie alle Nummern, die mit einer + Landesvorwahl geschrieben sind), US-amerikanische Sozialversicherungsnummern, Zahlungskartennummern sowie gekennzeichnete Bankkonto-, Bankleitzahl- und Passnummern. Personennamen werden nicht erkannt; einige Hintergrundprozesse und Extraktionen ganzer Dokumente senden Inhalte ohne diesen Schritt an Anbieter.
• Erlaubnis zur Decisions-Verarbeitung Die Decisions-Verarbeitung erfordert aktuelle Kundenanweisungen und eine Erlaubnis für den konkreten Zweck, das Konto, den Auftragsverarbeiter und die Übermittlung in die USA. Das Deaktivieren von KI oder der Widerruf der entsprechenden Berechtigung verhindert neue Decisions-Anfragen. Folgenreiche Aktionen unterliegen weiterhin den erforderlichen Schutzmaßnahmen und einer unabhängigen Prüfung.

Die Aufbewahrung richtet sich nach der jeweiligen Datenkategorie, den Kundenanweisungen, gesetzlichen Aufbewahrungssperren und Anbieterbedingungen. Für Chatverläufe, abgeleitete Inhalte, Prüfprotokolle und Anbieterprotokolle gelten gesonderte Aufbewahrungsbedingungen. Löschanfragen werden nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und geltendem Recht bearbeitet.

5. Autonomie und menschliche Kontrolle

ProcureLabs arbeitet mit einem abgestuften Autonomiemodell. Die aktuelle Plattformeinstellung beschränkt die KI ausschließlich auf analytische und beratende Maßnahmen:

Keine KI-Funktion kann Ausgaben genehmigen, Zahlungen ausführen, Verträge unterzeichnen oder externe Mitteilungen versenden, ohne dass ein Mensch die Handlung bestätigt. Dies wird auf Plattformebene durchgesetzt und kann unter der aktuellen Plattformeinstellung weder von Nutzern noch von Administratoren Ihrer Organisation außer Kraft gesetzt werden.

6. Genauigkeit und Einschränkungen

KI-generierte Inhalte sind probabilistisch und können Fehler enthalten. Sie sollten:

• Behandeln Sie alle KI-Ausgaben als Empfehlungen, nicht als Entscheidungen
• Überprüfen Sie numerische Angaben, Lieferantenbewertungen und Risikowerte anhand der Quelldaten
• Treffen Sie vor der Umsetzung von KI-Vorschlägen eine professionelle Beschaffungsentscheidung
• Melden Sie ungenaue Antworten des KI-Assistenten über die Feedback-Schaltflächen unter jeder Antwort

Wir garantieren weder die Richtigkeit und Vollständigkeit noch die Eignung für einen bestimmten Zweck von KI-generierten Inhalten. Siehe unsere Nutzungsbedingungen für Haftungsbeschränkungen im Zusammenhang mit KI-Funktionen.

7. Bias und Fairness

KI-Modelle können in ihren Trainingsdaten enthaltene Verzerrungen widerspiegeln. Wir führen statistische Fairness-Prüfungen (die Vier-Fünftel-Regel sowie Chi-Quadrat- und Kolmogorow-Smirnow-Tests) für Lieferantenleistungsscores durch und vergleichen Lieferantengruppen nach Größe, Region, Land, Geschäftsjahren und Diversitätsklassifizierung, sofern Ihre Organisation diese Attribute erfasst hat. Vom KI-Assistenten verfasster Text wird nicht automatisch auf Bias geprüft. Wenn Sie Ausgaben beobachten, die verzerrt erscheinen (z. B. wenn Lieferanten aus bestimmten Regionen oder bestimmter Größe systematisch benachteiligt werden), melden Sie dies bitte an support@procure-labs.com. Wir prüfen alle Meldungen und passen unsere Systeme an, wenn ein Bias bestätigt wird.

8. Prüfpfad

Jede Entscheidung der Plattform über eine von der KI vorgeschlagene Aktion (ausgeführt, zur Genehmigung weitergeleitet oder im Schattenmodus protokolliert) wird zusammen mit der Aktion, dem geltenden Autonomiegrad, der verantwortlichen Person (dem anfragenden Benutzer) sowie Hashes der Eingabe und Ausgabe der Entscheidung aufgezeichnet. Die Datensätze können weder bearbeitet noch gelöscht werden. Ihre Administratoren können sie unter AI Governance > Decision log einsehen. Wir speichern bewusst nur Zusammenfassungen statt des vollständigen Textes: So erhalten Sie eine prüfbare Herkunft, ohne eine zweite Kopie Ihrer Daten zu erstellen.

9. Ihre Kontrollen

• Vollständig abmelden: Deaktivieren Sie die KI-Verarbeitung unter Settings → Account — für sich selbst oder als Administrator für Ihre gesamte Organisation. Das Cookie-Banner steuert die KI-Verarbeitung nicht.
• KI-Aktivitäten prüfen: Administratoren können das Protokoll der Entscheidungen über von der KI vorgeschlagene Aktionen unter AI Governance > Decision log einsehen.
• Löschung anfordern: Fordern Sie die Löschung von KI-Interaktionsprotokollen an, indem Sie sich an support@procure-labs.com.

10. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Wir haben die KI-Governance der Plattform im Hinblick auf den EU AI Act, den Singapore PDPA und Artikel 22 der DSGVO (automatisierte Entscheidungsfindung) entwickelt. Die Plattform trifft ohne menschliche Beteiligung keine rechtlich oder anderweitig erheblich folgenreichen Entscheidungen über Einzelpersonen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung und Sicherheit Seite.