Politique de transparence de l’IA

1. Notre engagement

ProcureLabs utilise l’intelligence artificielle pour aider les équipes achats à travailler plus efficacement. Nous pensons que vous devez comprendre exactement comment l’IA est utilisée sur la plateforme, quelles données elle traite, quelles décisions elle peut ou ne peut pas prendre et quels contrôles vous avez à votre disposition. La présente politique explique tous ces éléments.

2. Fonctionnalités d’IA

La plateforme inclut un conseiller achats propulsé par l’IA appelé Pala. Pala fournit :

• Analyse des dépenses et informations par catégorie
• Évaluations et recommandations relatives aux risques fournisseurs
• Analyse des contrats et extraction des clauses
• Intégrité des transactions et détection des fuites de valeur
• Recommandations relatives à la stratégie d’approvisionnement
• Questions-réponses en langage naturel sur vos données achats

Pala effectue de manière autonome le travail analytique et préparatoire (analyse, notation, classement, rédaction). Il n’approuve pas les dépenses, ne crée pas de bons de commande, n’effectue pas de paiements, ne signe pas de contrats et ne les envoie pas pour signature, et n’envoie pas de communications externes, sauf si une personne confirme l’action.

3. Fournisseurs d’IA

Nous faisons appel à plusieurs fournisseurs d’IA pour fournir différentes fonctionnalités :

4. Traitement des données

Lorsque vous utilisez les fonctionnalités d’IA, le contexte pertinent issu de vos données achats est envoyé aux fournisseurs d’IA à des fins de traitement. Voici comment ces données sont traitées :

• Traitement par OpenAI OpenAI prend en charge les conversations, les analyses et les évaluations limitées de Decisions pour sélectionner les outils et examiner les éléments probants des achats. Sous réserve de l’autorisation actuelle du client et de la configuration régionale convenue, Decisions reçoit un contexte et des questions minimisés et expurgés pour la finalité autorisée. Les données de l’API OpenAI ne sont utilisées pour entraîner les modèles qu’en cas d’adhésion explicite. Decisions peut conserver l’état chiffré du cache des instructions jusqu’à 24 heures et les journaux habituels de surveillance des abus jusqu’à 30 jours, sous réserve des exceptions applicables en matière de sécurité, de protection ou de droit.
• Masquage des données personnelles identifiables. Avant l’envoi des prompts aux fournisseurs d’IA par l’intermédiaire de l’orchestrateur d’IA de la plateforme, qui prend en charge l’assistant et la plupart des fonctionnalités d’IA, la plateforme masque automatiquement les adresses e-mail, les numéros de téléphone (formats américains et tout numéro écrit avec un indicatif de pays précédé de +), les numéros de sécurité sociale américains, les numéros de cartes de paiement ainsi que les numéros de comptes bancaires, d’acheminement et de passeports identifiés comme tels. Les noms des personnes ne sont pas détectés, et certains traitements en arrière-plan ainsi que les extractions de documents entiers envoient du contenu aux fournisseurs sans cette étape.
• Autorisation du traitement par Decisions Le traitement par Decisions nécessite des instructions actuelles du client et une autorisation pour la finalité, le compte, le sous-traitant et le transfert vers les États-Unis concernés. La désactivation de l’IA ou le retrait de l’autorisation applicable empêche toute nouvelle demande à Decisions. Les actions ayant des conséquences restent soumises aux garanties requises et à un examen indépendant.

La conservation dépend de la catégorie de données, des instructions du client, des obligations de préservation légale et des conditions du fournisseur. L’historique des conversations, les contenus dérivés, les journaux d’audit et les journaux du fournisseur ont des conditions de conservation distinctes. Les demandes de suppression sont traitées conformément à l’accord de traitement des données et au droit applicable.

5. Autonomie et supervision humaine

ProcureLabs fonctionne selon un modèle d’autonomie progressive. Le paramètre actuel de la plateforme limite l’IA aux actions analytiques et consultatives uniquement :

Aucune fonctionnalité d’IA ne peut approuver des dépenses, exécuter des paiements, signer des contrats ou envoyer des communications externes sans qu’une personne confirme l’action. Cette règle est appliquée au niveau de la plateforme et ne peut pas être contournée par les utilisateurs ou les administrateurs de votre organisation dans le cadre du paramètre actuel de la plateforme.

6. Exactitude et limites

Le contenu généré par l’IA est probabiliste et peut contenir des erreurs. Vous devez :

• Traiter tous les résultats de l’IA comme des recommandations et non comme des décisions
• Vérifier les affirmations numériques, les évaluations des fournisseurs et les scores de risque par rapport aux données sources
• Exercez votre jugement professionnel en matière d’achats avant d’agir sur les suggestions de l’IA
• Signalez les réponses inexactes de l’assistant IA à l’aide des boutons de commentaires présents sous chacune de ses réponses

Nous ne garantissons ni l’exactitude, ni l’exhaustivité, ni l’adéquation à l’usage prévu des contenus générés par l’IA. Consultez notre Conditions générales d'utilisation pour connaître les limitations de responsabilité relatives aux fonctionnalités d’IA.

7. Biais et équité

Les modèles d’IA peuvent refléter les biais présents dans leurs données d’entraînement. Nous effectuons des contrôles statistiques d’équité (règle des quatre cinquièmes, tests du chi carré et de Kolmogorov-Smirnov) sur les scores de performance des fournisseurs, en comparant les groupes de fournisseurs selon leur taille, leur région, leur pays, leur ancienneté et leur classification en matière de diversité, lorsque votre organisation a enregistré ces attributs. Les textes rédigés par l’assistant IA ne font pas automatiquement l’objet d’un contrôle de biais. Si vous observez des résultats qui semblent biaisés (par exemple, désavantageant systématiquement les fournisseurs de certaines régions ou de certaines tailles), veuillez le signaler à support@procure-labs.com. Nous examinons tous les signalements et ajustons nos systèmes lorsqu’un biais est confirmé.

8. Piste d’audit

Chaque décision prise par la plateforme concernant une action proposée par l’IA (exécutée, envoyée pour approbation ou enregistrée en mode shadow) est consignée avec l’action, le niveau d’autonomie en vigueur, la personne responsable (l’utilisateur à l’origine de la demande), ainsi que les hachages des entrées et sorties de la décision. Les enregistrements ne peuvent être ni modifiés ni supprimés, et vos administrateurs peuvent les consulter dans AI Governance > Decision log. Nous stockons intentionnellement des condensés plutôt que le texte intégral : cela vous fournit une provenance auditable sans créer une seconde copie de vos données.

9. Vos contrôles

• Se désinscrire entièrement : Désactivez le traitement par l’IA dans Settings → Account — pour vous-même ou pour l’ensemble de votre organisation si vous êtes administrateur. La bannière relative aux cookies ne contrôle pas le traitement par l’IA.
• Consulter l’activité de l’IA : Les administrateurs peuvent consulter le journal des décisions relatives aux actions proposées par l’IA dans AI Governance > Decision log.
• Demander la suppression : Demandez la suppression des journaux d’interactions avec l’IA en contactant support@procure-labs.com.

10. Conformité réglementaire

Nous avons conçu la gouvernance de l’IA de la plateforme en tenant compte de l’EU AI Act, du Singapore PDPA et de l’Article 22 du RGPD (prise de décision automatisée). La plateforme ne prend pas, sans intervention humaine, de décisions juridiquement contraignantes ou ayant un impact significatif sur les personnes. Pour plus de détails, consultez notre Politique de confidentialité et Sécurité page.