Policy sulla trasparenza dell'IA

1. Il nostro impegno

ProcureLabs utilizza l'intelligenza artificiale per aiutare i team di procurement a lavorare in modo più efficace. Riteniamo che sia importante comprendere esattamente come viene utilizzata l'AI nella piattaforma, quali dati tratta, quali decisioni può e non può prendere e quali controlli sono disponibili. Questa policy spiega tutto ciò.

2. Funzionalità AI

La piattaforma include un consulente per il procurement basato sull'IA chiamato Pala. Pala offre:

• Analisi della spesa e insight sulle categorie
• Valutazioni e raccomandazioni sul rischio dei fornitori
• Analisi dei contratti ed estrazione delle clausole
• Integrità delle transazioni e rilevamento delle perdite di valore
• Raccomandazioni sulle strategie di sourcing
• Domande e risposte in linguaggio naturale sui propri dati di procurement

Pala svolge autonomamente attività analitiche e preparatorie (analisi, assegnazione di punteggi, classificazione, redazione). Non approva la spesa, non crea ordini di acquisto, non effettua pagamenti, non firma contratti né li invia per la firma e non invia comunicazioni esterne, a meno che una persona non confermi l'azione.

3. Fornitori di AI

Utilizziamo più fornitori di AI per offrire capacità diverse:

4. Gestione dei dati

Quando utilizzi le funzionalità AI, il contesto rilevante dei tuoi dati di procurement viene inviato ai fornitori di AI per l'elaborazione. Ecco come vengono gestiti tali dati:

• Trattamento tramite OpenAI OpenAI supporta conversazioni, analisi e valutazioni circoscritte di Decisions per selezionare strumenti ed esaminare prove relative agli acquisti. Nel rispetto dell’autorizzazione attuale del cliente e della configurazione regionale concordata, Decisions riceve contesto e domande minimizzati e oscurati per la finalità consentita. I dati dell’API OpenAI vengono utilizzati per addestrare i modelli solo previa adesione esplicita. Decisions può conservare lo stato cifrato della cache dei prompt fino a 24 ore e i normali log di monitoraggio degli abusi fino a 30 giorni, fatte salve le eccezioni applicabili per sicurezza, tutela o obblighi di legge.
• Redazione dei dati personali identificabili. Prima che i prompt vengano inviati ai fornitori di AI tramite l'orchestratore AI della piattaforma, che gestisce l'assistente e la maggior parte delle funzionalità AI, la piattaforma oscura automaticamente gli indirizzi email, i numeri di telefono (formati US e qualsiasi numero scritto con un prefisso internazionale +), i numeri di Social Security statunitensi, i numeri delle carte di pagamento e i numeri di conto bancario, di routing e di passaporto contrassegnati. I nomi delle persone non vengono rilevati e alcuni processi in background e le estrazioni di documenti completi inviano contenuti ai fornitori senza questo passaggio.
• Autorizzazione al trattamento tramite Decisions Il trattamento tramite Decisions richiede istruzioni attuali del cliente e un’autorizzazione per la finalità, l’account, il responsabile del trattamento e il trasferimento negli Stati Uniti specifici. Disattivare l’IA o revocare l’autorizzazione pertinente impedisce nuove richieste a Decisions. Le azioni con conseguenze restano soggette alle garanzie richieste e a una revisione indipendente.

La conservazione segue la categoria di dati, le istruzioni del cliente, gli obblighi di preservazione legale e le condizioni del fornitore. Cronologia delle conversazioni, contenuti derivati, registri di audit e log del fornitore hanno condizioni di conservazione distinte. Le richieste di cancellazione sono gestite secondo l’accordo sul trattamento dei dati e la legge applicabile.

5. Autonomia e supervisione umana

ProcureLabs opera secondo un modello di autonomia graduata. L'impostazione corrente della piattaforma limita l'AI alle sole azioni analitiche e consultive:

Nessuna funzionalità AI può approvare la spesa, eseguire pagamenti, firmare contratti o inviare comunicazioni esterne senza che una persona confermi l'azione. Ciò è applicato a livello di piattaforma e non può essere modificato dagli utenti o dagli amministratori della tua organizzazione con l'impostazione corrente della piattaforma.

6. Accuratezza e limitazioni

I contenuti generati dall'IA sono probabilistici e possono contenere errori. Dovresti:

• Trattare tutti gli output dell'AI come raccomandazioni, non come decisioni
• Verificare le affermazioni numeriche, le valutazioni dei fornitori e i punteggi di rischio rispetto ai dati di origine
• Esercita un giudizio professionale in materia di procurement prima di agire sui suggerimenti dell’IA
• Segnala le risposte inaccurate dell’assistente IA utilizzando i pulsanti di feedback presenti sotto ciascuna risposta

Non garantiamo l’accuratezza, la completezza o l’idoneità allo scopo dei contenuti generati dall’IA. Consulta le nostre Termini di servizio per le limitazioni di responsabilità relative alle funzionalità IA.

7. Pregiudizi ed equità

I modelli di IA possono riflettere i pregiudizi presenti nei dati di addestramento. Eseguiamo controlli statistici di equità (la regola dei quattro quinti, i test chi-quadrato e Kolmogorov-Smirnov) sui punteggi delle prestazioni dei fornitori, confrontando gruppi di fornitori per dimensioni, area geografica, paese, anni di attività e classificazione di diversità, laddove la vostra organizzazione abbia registrato tali attributi. Il testo scritto dall’assistente IA non viene controllato automaticamente per rilevare pregiudizi. Se osservi output che sembrano di parte (ad esempio, che svantaggiano sistematicamente fornitori di determinate aree geografiche o dimensioni), segnalalo a support@procure-labs.com. Esaminiamo tutte le segnalazioni e adeguiamo i nostri sistemi quando viene confermata la presenza di un pregiudizio.

8. Traccia di audit

Ogni decisione presa dalla piattaforma in merito a un’azione proposta dall’IA (eseguita, inviata per approvazione o registrata in modalità shadow) viene registrata insieme all’azione, al livello di autonomia in vigore, alla persona responsabile (l’utente che ha effettuato la richiesta) e agli hash dell’input e dell’output della decisione. I record non possono essere modificati o eliminati e gli amministratori possono visualizzarli in AI Governance > Decision log. Per scelta progettuale, archiviamo i digest anziché il testo completo: ciò offre una provenienza verificabile senza creare una seconda copia dei dati.

9. I tuoi controlli

• Rinuncia completamente: Disattiva l’elaborazione IA in Settings → Account, per te o per l’intera organizzazione se sei amministratore. Il banner dei cookie non controlla l’elaborazione IA.
• Esamina l’attività IA: Gli amministratori possono visualizzare il registro delle decisioni relative alle azioni proposte dall’IA in AI Governance > Decision log.
• Richiedi la cancellazione: Richiedi la cancellazione dei registri delle interazioni IA contattando support@procure-labs.com.

10. Conformità normativa

Abbiamo progettato la governance IA della piattaforma tenendo conto dell’EU AI Act, del Singapore PDPA e dell’Articolo 22 del GDPR (processo decisionale automatizzato). La piattaforma non prende decisioni giuridicamente rilevanti o significativamente impattanti sulle persone senza il coinvolgimento umano. Per maggiori dettagli, consulta la nostra Informativa sulla privacy e Sicurezza pagina.