Polityka przejrzystości AI

1. Nasze zobowiązanie

ProcureLabs wykorzystuje sztuczną inteligencję, aby pomagać zespołom zakupowym w skuteczniejszej pracy. Uważamy, że powinieneś dokładnie wiedzieć, w jaki sposób AI jest wykorzystywana na platformie, jakie dane przetwarza, jakie decyzje może, a jakich nie może podejmować, oraz jakie mechanizmy kontroli masz do dyspozycji. Niniejsza polityka wyjaśnia wszystkie te kwestie.

2. Funkcje AI

Platforma zawiera wspieranego przez AI doradcę zakupowego o nazwie Pala. Pala zapewnia:

• Analiza wydatków i spostrzeżenia dotyczące kategorii
• Oceny ryzyka dostawców i rekomendacje
• Analiza umów i wyodrębnianie klauzul
• Wykrywanie nieprawidłowości w transakcjach i wycieku wartości
• Rekomendacje dotyczące strategii sourcingowej
• Pytania i odpowiedzi w języku naturalnym dotyczące danych zakupowych

Pala samodzielnie wykonuje prace analityczne i przygotowawcze (analizowanie, ocenianie, szeregowanie, przygotowywanie projektów). Nie zatwierdza wydatków, nie tworzy zamówień zakupu, nie dokonuje płatności, nie podpisuje umów ani nie wysyła ich do podpisu i nie wysyła komunikacji zewnętrznej, chyba że osoba potwierdzi dane działanie.

3. Dostawcy AI

Korzystamy z wielu dostawców AI w celu zapewnienia różnych funkcji:

4. Postępowanie z danymi

Podczas korzystania z funkcji AI odpowiedni kontekst z Twoich danych zakupowych jest wysyłany do dostawców AI w celu przetwarzania. Dane są przetwarzane w następujący sposób:

• Przetwarzanie przez OpenAI OpenAI obsługuje czat, analizy oraz ograniczone oceny Decisions dotyczące wyboru narzędzi i dowodów zakupowych. Z zastrzeżeniem aktualnego zezwolenia klienta i uzgodnionej konfiguracji regionalnej Decisions otrzymuje zminimalizowany kontekst z ukrytymi danymi wrażliwymi oraz pytania dla dozwolonego celu. Dane API OpenAI są używane do trenowania modeli tylko po wyraźnym przystąpieniu. Decisions może przechowywać zaszyfrowany stan pamięci podręcznej promptów do 24 godzin oraz standardowe dzienniki monitorowania nadużyć do 30 dni, z zastrzeżeniem obowiązujących wyjątków związanych z bezpieczeństwem, ochroną lub prawem.
• Redagowanie danych PII. Przed wysłaniem promptów do dostawców AI za pośrednictwem orkiestratora AI platformy, który obsługuje asystenta i większość funkcji AI, platforma automatycznie redaguje adresy e-mail, numery telefonów (w formatach używanych w USA oraz każdy numer zapisany z prefiksem kierunkowym kraju +), numery Social Security w USA, numery kart płatniczych oraz oznaczone numery rachunków bankowych, numery routingowe i numery paszportów. Imiona i nazwiska osób nie są wykrywane, a niektóre zadania w tle i ekstrakcje całych dokumentów przesyłają treść do dostawców bez tego etapu.
• Zezwolenie na przetwarzanie przez Decisions Przetwarzanie przez Decisions wymaga aktualnych instrukcji klienta i zezwolenia dla konkretnego celu, konta, podmiotu przetwarzającego oraz przekazania do USA. Wyłączenie AI lub wycofanie właściwego upoważnienia zapobiega nowym żądaniom Decisions. Działania o istotnych skutkach nadal podlegają wymaganym zabezpieczeniom i niezależnej ocenie.

Przechowywanie zależy od kategorii danych, instrukcji klienta, prawnych obowiązków zachowania danych i warunków dostawcy. Historia czatu, treści pochodne, zapisy audytowe i dzienniki dostawcy mają odrębne warunki przechowywania. Wnioski o usunięcie są realizowane zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych i obowiązującym prawem.

5. Autonomia i nadzór człowieka

ProcureLabs działa w oparciu o model stopniowanej autonomii. Obecne ustawienie platformy ogranicza AI wyłącznie do działań analitycznych i doradczych:

Żadna funkcja AI nie może zatwierdzać wydatków, realizować płatności, podpisywać umów ani wysyłać komunikacji zewnętrznej bez potwierdzenia działania przez człowieka. Jest to egzekwowane na poziomie platformy i w obecnym ustawieniu platformy nie może zostać zmienione przez użytkowników ani administratorów Twojej organizacji.

6. Dokładność i ograniczenia

Treści generowane przez AI mają charakter probabilistyczny i mogą zawierać błędy. Należy:

• Traktuj wszystkie wyniki AI jako rekomendacje, a nie decyzje
• Weryfikuj twierdzenia liczbowe, oceny dostawców i wyniki oceny ryzyka na podstawie danych źródłowych
• Przed podjęciem działania na podstawie sugestii AI zastosuj profesjonalną ocenę w zakresie zamówień
• Zgłaszaj nieprawidłowe odpowiedzi asystenta AI za pomocą przycisków opinii przy każdej odpowiedzi

Nie gwarantujemy dokładności, kompletności ani przydatności treści wygenerowanych przez AI do określonego celu. Zobacz naszą Warunki korzystania z usługi dotyczącą ograniczeń odpowiedzialności związanych z funkcjami AI.

7. Stronniczość i uczciwość

Modele AI mogą odzwierciedlać uprzedzenia obecne w danych treningowych. Przeprowadzamy statystyczne kontrole uczciwości (reguła czterech piątych, test chi-kwadrat oraz testy Kołmogorowa-Smirnowa) dotyczące ocen wyników dostawców, porównując grupy dostawców według wielkości, regionu, kraju, liczby lat działalności i klasyfikacji różnorodności, jeśli Twoja organizacja zarejestrowała te atrybuty. Tekst napisany przez asystenta AI nie jest automatycznie sprawdzany pod kątem stronniczości. Jeśli zauważysz wyniki, które wydają się stronnicze (na przykład systematycznie stawiające w gorszej sytuacji dostawców z określonych regionów lub o określonej wielkości), zgłoś to do support@procure-labs.com. Badamy wszystkie zgłoszenia i dostosowujemy nasze systemy, gdy stronniczość zostanie potwierdzona.

8. Ścieżka audytu

Każda decyzja platformy dotycząca działania zaproponowanego przez AI (wykonanego, przesłanego do zatwierdzenia lub zarejestrowanego w trybie shadow mode) jest zapisywana wraz z działaniem, obowiązującym poziomem autonomii, osobą odpowiedzialną (użytkownikiem, który wydał polecenie) oraz skrótami danych wejściowych i wyjściowych decyzji. Rekordów nie można edytować ani usuwać, a administratorzy mogą je przeglądać w sekcji AI Governance > Decision log. Celowo przechowujemy skróty zamiast pełnego tekstu: zapewnia to pochodzenie danych możliwe do skontrolowania bez tworzenia drugiej kopii danych.

9. Twoje elementy sterujące

• Całkowita rezygnacja: Wyłącz przetwarzanie AI w Ustawienia → Konto — dla siebie lub dla całej organizacji, jeśli jesteś administratorem. Baner plików cookie nie steruje przetwarzaniem AI.
• Przeglądanie aktywności AI: Administratorzy mogą przeglądać dziennik decyzji dotyczących działań zaproponowanych przez AI w sekcji AI Governance > Decision log.
• Żądanie usunięcia: Aby zażądać usunięcia dzienników interakcji z AI, skontaktuj się z support@procure-labs.com.

10. Zgodność z przepisami

Zaprojektowaliśmy zarządzanie AI na platformie z uwzględnieniem EU AI Act, Singapore PDPA oraz art. 22 GDPR (zautomatyzowane podejmowanie decyzji). Platforma nie podejmuje dotyczących osób decyzji, które mają skutki prawne lub istotny wpływ, bez udziału człowieka. Więcej informacji znajdziesz w naszej Polityka prywatności i Bezpieczeństwo strona.