Policy för AI-transparens

1. Vårt åtagande

ProcureLabs använder artificiell intelligens för att hjälpa inköpsteam att arbeta effektivare. Vi anser att du ska förstå exakt hur AI används i plattformen, vilka data den behandlar, vilka beslut den kan och inte kan fatta samt vilka kontroller du har. Denna policy förklarar allt detta.

2. AI-funktioner

Plattformen innehåller en AI-driven inköpsrådgivare som kallas Pala. Pala tillhandahåller:

• Spendanalys och kategoriinsikter
• Bedömningar och rekommendationer av leverantörsrisker
• Avtalsanalys och klausulextraktion
• Detektering av transaktionsintegritet och värdeläckage
• Rekommendationer för inköpsstrategi
• Frågor och svar på naturligt språk om dina inköpsdata

Pala utför självständigt analytiskt och förberedande arbete (analyserar, poängsätter, rangordnar och utarbetar utkast). Den godkänner inte utgifter, skapar inte inköpsorder, genomför inte betalningar, undertecknar inte avtal och skickar inte avtal för underskrift eller extern kommunikation om inte en person bekräftar åtgärden.

3. AI-leverantörer

Vi använder flera AI-leverantörer för att tillhandahålla olika funktioner:

4. Datahantering

När du använder AI-funktioner skickas relevant kontext från dina inköpsdata till AI-leverantörer för behandling. Så här hanteras dessa data:

• Behandling hos OpenAI OpenAI stöder chatt, analys och avgränsade Decisions-bedömningar för verktygsval och inköpsunderlag. Med förbehåll för aktuellt kundtillstånd och den överenskomna regionala konfigurationen tar Decisions emot minimerad, maskerad kontext och frågor för det tillåtna ändamålet. OpenAI-API-data används för modellträning endast vid uttryckligt deltagande. Decisions kan behålla krypterat tillstånd i promptcachen i upp till 24 timmar och vanliga loggar för övervakning av missbruk i upp till 30 dagar, med förbehåll för tillämpliga undantag för säkerhet, skydd eller rättsliga krav.
• Maskering av personligt identifierbar information. Innan prompter skickas till AI-leverantörer via plattformens AI-orkestrator, som driver assistenten och de flesta AI-funktionerna, maskerar plattformen automatiskt e-postadresser, telefonnummer (amerikanska format samt alla nummer som skrivs med en +-landskod), amerikanska Social Security-nummer, betalkortsnummer samt märkta bankkonto-, routing- och passnummer. Personnamn identifieras inte, och vissa bakgrundsjobb samt extraktioner av hela dokument skickar innehåll till leverantörer utan detta steg.
• Tillstånd för Decisions-behandling Decisions-behandling kräver aktuella kundinstruktioner och tillstånd för det specifika ändamålet, kontot, personuppgiftsbiträdet och överföringen till USA. Att stänga av AI eller återkalla den tillämpliga behörigheten förhindrar nya Decisions-förfrågningar. Åtgärder med konsekvenser omfattas fortsatt av nödvändiga skyddsåtgärder och oberoende granskning.

Lagringen följer tillämplig datakategori, kundinstruktioner, rättsliga bevarandekrav och leverantörsvillkor. Chatthistorik, härlett innehåll, revisionsuppgifter och leverantörsloggar har separata lagringsvillkor. Raderingsbegäranden hanteras enligt personuppgiftsbiträdesavtalet och tillämplig lag.

5. Autonomi och mänsklig tillsyn

ProcureLabs fungerar enligt en modell med gradvis autonomi. Den aktuella plattformsinställningen begränsar AI till enbart analytiska och rådgivande åtgärder:

Ingen AI-funktion kan godkänna utgifter, genomföra betalningar, underteckna avtal eller skicka extern kommunikation utan att en människa bekräftar åtgärden. Detta upprätthålls på plattformsnivå och kan inte åsidosättas av användare eller organisationens administratörer enligt den aktuella plattformsinställningen.

6. Korrekthet och begränsningar

AI-genererat innehåll är probabilistiskt och kan innehålla fel. Du bör:

• Behandla alla AI-resultat som rekommendationer, inte beslut
• Verifiera numeriska påståenden, leverantörsbedömningar och riskpoäng mot källdata
• Tillämpa professionellt omdöme inom inköp innan du agerar utifrån AI-förslag
• Rapportera felaktiga svar från AI-assistenten med hjälp av återkopplingsknapparna vid varje svar

Vi garanterar inte att AI-genererat innehåll är korrekt, fullständigt eller ändamålsenligt. Se vår Användarvillkor för ansvarsbegränsningar som rör AI-funktioner.

7. Partiskhet och rättvisa

AI-modeller kan återspegla partiskhet som finns i deras träningsdata. Vi genomför statistiska rättvisegranskningar (four-fifths-regeln, chi-två- och Kolmogorov-Smirnov-tester) av leverantörers prestationspoäng genom att jämföra leverantörsgrupper utifrån storlek, region, land, antal år i verksamhet och mångfaldsklassificering där er organisation har registrerat dessa uppgifter. Text som skrivs av AI-assistenten kontrolleras inte automatiskt med avseende på partiskhet. Om du ser resultat som verkar partiska (till exempel att leverantörer från vissa regioner eller av vissa storlekar systematiskt missgynnas), rapportera det till support@procure-labs.com. Vi utreder alla rapporter och justerar våra system när partiskhet bekräftas.

8. Revisionsspår

Varje beslut som plattformen fattar om en AI-föreslagen åtgärd (genomförd, skickad för godkännande eller loggad i skuggläge) registreras tillsammans med åtgärden, den gällande autonominivån, den ansvariga personen (användaren som begärde åtgärden) samt hashvärden för beslutets indata och utdata. Poster kan inte redigeras eller raderas, och era administratörer kan se dem under AI Governance > Decision log. Vi lagrar sammanfattningar i stället för fullständig text som ett medvetet val: det ger er spårbarhet som kan granskas utan en andra kopia av era data.

9. Era kontroller

• Avstå helt: Stäng av AI-bearbetning under Settings → Account — för dig själv eller för hela organisationen om du är administratör. Cookiebannern styr inte AI-bearbetningen.
• Granska AI-aktivitet: Administratörer kan se loggen över beslut om AI-föreslagna åtgärder under AI Governance > Decision log.
• Begär radering: Begär radering av loggar över AI-interaktioner genom att kontakta support@procure-labs.com.

10. Regelefterlevnad

Vi utformade plattformens AI-styrning med EU:s AI Act, Singapore PDPA och GDPR artikel 22 (automatiserat beslutsfattande) i åtanke. Plattformen fattar inte juridiskt eller väsentligt ingripande beslut om individer utan mänsklig medverkan. Mer information finns i vår Integritetspolicy och Säkerhet sida.