מדיניות הפרטיות

1. בקר הנתונים

ProcureLabs Pte. Ltd. (UEN: 202606070W) קובעת את מטרות רשומות ניהול החשבון, החיוב, האבטחה והשיווק. ארגוני לקוחות קובעים בדרך כלל את מטרות המידע האישי לרכש; אנו מעבדים אותו בהתאם להוראותיהם ולהסכמים החלים.

לכל שאלה בנושא הגנת נתונים, אנא צרו קשר עם ממונה הגנת הנתונים שלנו בכתובת admin@procure-labs.com

הממונה שמונה מטפל באחריות לפי PDPA של סינגפור. המינוי אינו מבסס מינוי או עצמאות לפי GDPR; ההערכה הנפרדת של התחולה והעצמאות עדיין לא הוכרעה.

2. הנתונים שאנו אוספים

אנו אוספים ומעבדים את הקטגוריות הבאות של נתונים אישיים:

• פרטי חשבון: כתובת דוא"ל, שם מלא, שם הארגון, מועד קבלת התנאים שלנו וקישור לתמונת הפרופיל אם נכנסים באמצעות Google
• נתוני שימוש: הדפים והתכונות שבהם אתם משתמשים, משך הפעילות וההעדפות שלכם. מעקב אחר צפיות בדפים ו-Google Analytics מופעלים רק אם אתם מאשרים עוגיות ניתוח.
• נתוני רכש: נתוני הוצאות, מידע על ספקים ונתונים עסקיים אחרים שאתם מעלים
• אינטראקציות עם AI: הודעות צ'אט ושאילתות עם עוזרי ה-AI שלנו
• נתונים טכניים: כתובת IP, סוג דפדפן ומידע על המכשיר, ניסיונות כניסה והפעלות פעילות, המשמשים לאבטחה ולניתוח

ProcureLabs אינה מתכוונת לעבד קטגוריות מיוחדות של נתונים אישיים (כגון מידע רפואי, אמונות דתיות או חברות באיגוד מקצועי), ומדיניות השימוש המקובל שלנו אוסרת להעלות אותם. כאשר הבדיקות האוטומטיות שלנו מזהות נתונים כאלה, הם מוסרים מהטקסט לפני שהטקסט נשלח לספקי AI באמצעות מתזמר ה-AI שלנו, וייבוא CSV שכותרות העמודות שלו מציינות נתונים כאלה נדחה. הבדיקות מזהות ניסוחים באנגלית בלבד ואינן מזהות הכול, והטקסט שזוהה נשאר מאוחסן בסביבת העבודה שלכם עד שתמחקו אותו.

נתונים אישיים שאנו מקבלים מאחרים

חלק מהנתונים האישיים אינם מגיעים מכם ישירות:

• מהארגון שלך: אם הוא משתמש בכניסה יחידה (SSO) או בהקצאת משתמשים באמצעות SCIM, ספק הזהויות שלו שולח לנו את שמך, כתובת הדוא״ל שלך, ובמקרים שבהם הדבר מוגדר — את הקבוצות שקובעות את תפקידך. מנהל מערכת יכול במקום זאת להזין את כתובת הדוא״ל שלך כדי להזמין אותך. אם הארגון שלך מחבר את Microsoft Teams, אנו מקבלים את שמך ואת המזהה שלך ב-Teams כשאתה משתמש בבוט שלנו. אנו משתמשים בכך כדי ליצור ולהפעיל את חשבונך.
• מהמסמכים ומהנתונים שהארגון שלך מעלה או מחבר: שמות, פרטי קשר עסקיים ותפקידים של עובדיו ושל עובדי ספקיו, וכן שמותיהם ותפקידיהם של אנשים החותמים על חוזים, כפי שהם מופיעים בחוזים, בחשבוניות, ברשימות ספקים ובמערכות עסקיות מחוברות. קונה רשאי גם להזמין אותך לפורטל הספקים שלו באמצעות הזנת כתובת הדוא״ל שלך, ועמית רשאי להוסיף אותך באמצעות שמך וכתובת הדוא״ל שלך. אנו מעבדים מידע זה עבור אותו ארגון, והוא שקובע כיצד להשתמש בו.
• ממרשמים ציבוריים ומרשימות סנקציות, כאשר הארגון שלך משתמש בגילוי ספקים, בבדיקת ניגודי עניינים או בסינון סנקציות: שמות נושאי המשרה בחברות, תפקידיהם ותאריכי המינוי שלהם (ב-UK Companies House, שמספק גם אזרחות, עיסוק ומדינת מגורים; וב-OpenCorporates), דיווחים ציבוריים מ-US SEC EDGAR המזכירים את שמו של עובד בארגון שלך, ושמות ברשימות סנקציות ממשלתיות (OFAC, EU, UN ו-UK) התואמים לספק. אנו משתמשים בכך כדי להעריך ספקים ולבדוק ניגודי עניינים וסנקציות, בהתאם להוראות אותו ארגון.

3. הבסיס המשפטי לעיבוד

אנו מעבדים את הנתונים האישיים שלך על בסיסי החוק הבאים:

• ביצוע חוזה: כדי לספק את השירותים שלנו כפי שהוסכם בתנאי השירות שלנו
• הסכמה: עיבוד AI תלוי בהוראות הלקוח, בבסיס המשפטי, במטרה ובהגדרות השירות. ניתוח אופציונלי מחייב הסכמה מתאימה לעוגיות. העדפת AI אינה מתירה לבדה כל מטרה, ספק או העברה לחו״ל.
• אינטרס לגיטימי: לצורכי אבטחה, מניעת שימוש לרעה ושיפור השירות
• חובה חוקית: כדי לעמוד בחוקים ובתקנות החלים

4. שיתוף נתונים עם צדדים שלישיים

אנו משתפים נתונים עם ספקי שירותים מצדדים שלישיים, לרבות הספקים המפורטים להלן. הרשימה המלאה, כולל המיקומים, זמינה בדף מעבדי המשנה שלנו.

השירותים כוללים אירוח AWS, מסד ואימות Supabase, חיוב Stripe, ניטור שגיאות Sentry, דוא״ל Resend, תהליכי Inngest, מטמון והגבלת קצב Upstash, ו-Microsoft 365 / SharePoint לתכתובת ולמסמכי החברה. השיתוף תלוי בתכונה ובהגדרות. ראו עמוד מעבדי המשנה.

5. הזכויות שלך (GDPR)

בהתאם לתקנה הכללית להגנת מידע (GDPR), עומדות לך הזכויות הבאות:

כאשר GDPR חל, החוק דורש מענה ללא עיכוב בלתי מוצדק ובתוך חודש קלנדרי מהקבלה. מורכבות או מספר בקשות עשויים להצדיק עד חודשיים נוספים; יש להודיע על הארכה עם נימוקים במהלך החודש הראשון. חוקים אחרים עשויים לקבוע דרישות שונות.

אפשר לממש זכויות חלות בדוא״ל ללא חשבון או מנוי פעיל. ייתכן אימות זהות מידתי. אנו מסייעים לבקר המידע של הלקוח. ניתן להתלונן ל-PDPC בסינגפור או, כאשר GDPR חל, לרשות הפיקוח המוסמכת.

6. שמירת נתונים

אנו שומרים את הנתונים שלך לתקופות הבאות:

• שמירת הנתונים כפופה לקטגוריית הנתונים, להוראות הלקוח, לצווי שימור משפטיים ולתנאי הספק. היסטוריית הצ׳אט, תוכן נגזר, רשומות ביקורת ויומני ספק כפופים לתנאי שמירה נפרדים. בקשות מחיקה מטופלות לפי הסכם עיבוד הנתונים והדין החל.

7. אבטחת נתונים

אנו מיישמים אמצעי אבטחה תקניים בתעשייה כדי להגן על הנתונים שלכם:

• HTTPS מגן על מידע במעבר; שירותי האירוח מצפינים מידע מאוחסן בניהול מפתחות ייעודי. גישת דיירים משתמשת בהרשאות מוגבלות ובמדיניות שורות במסד לפי העניין. אימות רב-שלבי חל על חשבונות ספק נתמכים ופעולות מוגדרות בעלות הרשאה מיוחדת. רשומות, כיסוי ושמירה תלויים בשירות; מפתחות לקוח דורשים הסכם והגדרה נפרדים.
• תוכנית ההכנה ל־SOC 2 Type II נמצאת בעיצומה; הביקורת שלנו טרם החלה, ואין דוח Type II שהושלם וזמין.

במקרה של פריצת נתונים

אם פריצה משפיעה על נתונים אישיים שאנו משמשים לגביהם כבקרי מידע, וסביר שהיא תעמיד אותך בסיכון גבוה או תגרום לך נזק משמעותי, נודיע לך ללא דיחוי בלתי סביר. אנו מודיעים ל-Singapore's Personal Data Protection Commission בתוך 3 ימים קלנדריים מהערכתנו שהפריצה מחייבת דיווח, ובמקרים שבהם חל ה-GDPR — לרשות הפיקוח המוסמכת בתוך 72 שעות מהרגע שבו נודע לנו על הפריצה. אם הפריצה משפיעה על נתונים שאנו מעבדים עבור הארגון שלך, נודיע לארגון שלך בתוך 72 שעות, והוא יחליט כיצד ליידע אותך.

8. קובצי Cookie

אנו משתמשים בקובצי Cookie ובטכנולוגיות דומות עבור:

• חיוניים: אימות ואבטחה (נדרש)
• ניתוח: הבנת דפוסי שימוש (אופציונלי)
• העדפות: שמירת ההגדרות שלך, כגון השפה שלך

באפשרותך לשנות את העדפות קובצי ה-Cookie שלך בכל עת באמצעות “Cookie preferences” בכותרת התחתונה של האתר או ב-Settings → Account. לרשימה מפורטת של קובצי Cookie, ראו את מדיניות הקובצי Cookie שלנו.

9. העברות בינלאומיות

רישומי האירוח שלנו מציינים את סינגפור כמיקום העיקרי; עדיין יש לאמת את המיקומים בפועל של שירותי היישום ומסד הנתונים. ספקים עשויים לעבד במדינות אחרות, כולל ארה״ב; אחסון בסינגפור אינו מבטיח שכל העיבוד נשאר בה. הגנות העברה תלויות בנמען, בעיבוד ובהסדרים חוזיים או בהחלטות הלימות החלים. לפרטים פנו לאיש קשר לפרטיות; אין הבטחת אפשרות תושבות נתונים אירופית.

10. קבלת החלטות אוטומטית (סעיף 22 ל-GDPR)

ProcureLabs משתמשת בעיבוד אוטומטי כדי לתמוך בהחלטות רכש, לרבות:

• תקינות עסקאות: דירוג אוטומטי של חשבוניות ועסקאות לאיתור אי-סדירויות אפשריות (לדוגמה, תשלומים כפולים, רכישות מפוצלות וספקים פיקטיביים)
• דירוג סיכון ספקים: הערכות סיכון משוקללות ואוטומטיות המבוססות על נתונים פיננסיים, נתוני ציות ונתוני ביצועים
• סימון אי-ציות: זיהוי אוטומטי של הפרות אפשריות של דרישות רגולטוריות או מדיניות

הזכויות שלך בנוגע להחלטות אוטומטיות:

אנו מחזיקים בהערכת השפעה כתובה על הגנת נתונים עבור תכונות ה-AI וההחלטות האוטומטיות שלנו, הנבדקת לפחות פעם בשנה ובכל פעם שהן משתנות באופן משמעותי.

11. הגבלת גיל

ProcureLabs היא פלטפורמה ארגונית לעסקים מול עסקים. השירותים שלנו אינם מיועדים לאנשים מתחת לגיל 18, ואיננו אוספים ביודעין מידע אישי מאנשים כאלה. אם אתם מתחת לגיל 18, אינכם רשאים להשתמש בשירות. כל מי שנרשם חייב לאשר שהוא בן 18 ומעלה, ואיננו יוצרים את החשבון ללא אישור זה. אם לדעתכם קטין מסר לנו מידע אישי, אנא צרו קשר בכתובת admin@procure-labs.com.

12. עדכונים למדיניות זו

אנו עשויים לעדכן מדיניות פרטיות זו מעת לעת. כאשר נעשה זאת, נפרסם את הגרסה החדשה בדף זה ונשנה את התאריך “Last updated” בראש הדף. המשך השימוש שלך בשירות לאחר עדכונים כאלה מהווה הסכמה למדיניות המתוקנת.