Gizlilik Politikası

1. Veri Sorumlusu

ProcureLabs Pte. Ltd. (UEN: 202606070W), hesap yönetimi, faturalama, güvenlik ve pazarlama kayıtlarının amaçlarını belirler. Müşteri kuruluşlar genellikle satın alma kişisel verilerinin amaçlarını belirler; biz geçerli talimat ve sözleşmeler doğrultusunda işleriz.

Veri korumayla ilgili tüm sorularınız için lütfen admin@procure-labs.com adresinden Veri Koruma Görevlimizle iletişime geçin

Atanan veri koruma görevlisi Singapur PDPA sorumluluklarını yürütür. Bu atama GDPR görevlisi atamasını veya bağımsızlığını kanıtlamaz; ayrı GDPR uygulanabilirlik ve bağımsızlık değerlendirmesi henüz sonuçlanmamıştır.

2. Topladığımız Veriler

Aşağıdaki kişisel veri kategorilerini toplar ve işleriz:

• Hesap Bilgileri: E-posta adresi, tam ad, kuruluş adı, şartlarımızı kabul ettiğiniz tarih ve Google ile giriş yapmanız halinde profil resmi bağlantınız
• Kullanım Verileri: Kullandığınız sayfalar ve özellikler, oturum süresi ve tercihleriniz. Sayfa görüntüleme takibi ve Google Analytics yalnızca analiz çerezlerini kabul etmeniz halinde çalışır.
• Tedarik Verileri: Yüklediğiniz harcama verileri, tedarikçi bilgileri ve diğer ticari veriler
• AI Etkileşimleri: AI asistanlarımızla yaptığınız sohbet mesajları ve sorgular
• Teknik Veriler: IP adresi, tarayıcı türü ve cihaz bilgileri, güvenlik ve analiz amacıyla kullanılan giriş denemeleri ve etkin oturumlar

ProcureLabs, özel nitelikli kişisel verileri (sağlık bilgileri, dini inançlar veya sendika üyeliği gibi) işlemeyi amaçlamaz ve Kabul Edilebilir Kullanım Politikamız bunların yüklenmesini yasaklar. Otomatik kontrollerimiz bu tür verileri tespit ettiğinde, metin AI orkestratörümüz aracılığıyla AI sağlayıcılarına gönderilmeden önce metinden kaldırılır ve sütun başlıklarında bu verilerin adını taşıyan bir CSV içe aktarma işlemi reddedilir. Kontroller yalnızca İngilizce ifadeleri tanır ve her şeyi yakalayamaz; tespit ettikleri metin, siz silene kadar çalışma alanınızda saklanmaya devam eder.

Başkalarından aldığımız kişisel veriler

Bazı kişisel veriler doğrudan sizden gelmez:

• Kuruluşunuzdan: Kuruluşunuz tek oturum açma veya SCIM sağlama kullanıyorsa, kimlik sağlayıcısı bize adınızı, e-posta adresinizi ve yapılandırılmışsa rolünüzü belirleyen grupları gönderir. Bunun yerine bir yönetici, sizi davet etmek için e-posta adresinizi girebilir. Kuruluşunuz Microsoft Teams'e bağlanırsa, botumuzu kullandığınızda Teams adınızı ve kimliğinizi alırız. Bunları hesabınızı oluşturmak ve işletmek için kullanırız.
• Kuruluşunuzun yüklediği veya bağladığı belge ve verilerden: sözleşmelerde, faturalarda, tedarikçi listelerinde ve bağlı iş sistemlerinde bulunan çalışanlarının ve tedarikçilerinin çalışanlarının adları, iş iletişim bilgileri ve görev unvanları ile sözleşmeleri imzalayan kişilerin adları ve unvanları. Bir alıcı, e-posta adresinizi girerek sizi tedarikçi portalına davet edebilir; bir çalışma arkadaşınız da adınızı ve e-posta adresinizi ekleyebilir. Bu verileri, nasıl kullanılacağına karar veren ilgili kuruluş adına işleriz.
• Kuruluşunuz tedarikçi keşfi, çıkar çatışması veya yaptırım taraması kullandığında kamuya açık sicillerden ve yaptırım listelerinden: şirket yöneticilerinin adları, görevleri ve atanma tarihleri (uyruk, meslek ve ikamet ülkesini de sağlayan UK Companies House ile OpenCorporates), kuruluşunuzun çalışanlarından birinin adının geçtiği US SEC EDGAR kamuya açık bildirimleri ve bir tedarikçiyle eşleşen devlet yaptırım listelerindeki adlar (OFAC, EU, UN ve UK). Bunları, ilgili kuruluşun talimatları doğrultusunda tedarikçileri değerlendirmek ve çıkar çatışmaları ile yaptırımları taramak için kullanırız.

3. İşleme İçin Hukuki Dayanak

Kişisel verilerinizi aşağıdaki hukuki dayanaklara göre işleriz:

• Sözleşmenin İfası: Hizmetlerimizi hizmet koşullarımızda kararlaştırıldığı şekilde sunmak
• Rıza: AI işleme müşteri talimatlarına, hukuki dayanağa, amaca ve hizmet ayarlarına bağlıdır. İsteğe bağlı analiz uygun çerez onayı gerektirir. AI tercihi tek başına her amaç, sağlayıcı veya yurt dışı aktarımına izin vermez.
• Meşru Menfaat: Güvenlik, kötüye kullanımı önleme ve hizmeti geliştirme amacıyla
• Hukuki Yükümlülük: Geçerli yasa ve düzenlemelere uymak

4. Üçüncü Taraflarla Veri Paylaşımı

Aşağıda yer alanlar da dahil olmak üzere verileri üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarıyla paylaşırız. Konumlarıyla birlikte eksiksiz liste Subprocessors sayfamızda yer alır.

Hizmetler AWS barındırma, Supabase veritabanı ve doğrulama, Stripe faturalama, Sentry hata izleme, Resend e-posta, Inngest iş akışları, Upstash önbellek ve hız sınırı ile iş yazışmaları ve şirket belgeleri için Microsoft 365 / SharePoint’i içerir. Paylaşılan veri özellik ve ayarlara bağlıdır. Alt işleyenler sayfasına bakın.

5. Haklarınız (GDPR)

Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:

GDPR geçerliyse yasa gereksiz gecikme olmadan alımdan itibaren bir takvim ayı içinde yanıt gerektirir. Karmaşıklık veya istek sayısı en fazla iki ek ayı gerektirebilir; uzatma ilk ay içinde gerekçeleriyle bildirilmelidir. Diğer yasaların koşulları farklı olabilir.

Aktif hesap veya abonelik olmadan e-posta yoluyla geçerli hakları kullanabilirsiniz. Orantılı kimlik doğrulama isteyebiliriz. Müşterinin kontrol ettiği veriler için veri sorumlusuna yardımcı oluruz. Singapur PDPC’ye veya GDPR geçerliyse yetkili denetim makamına şikâyet edebilirsiniz.

6. Verilerin Saklanması

Verilerinizi aşağıdaki süreler boyunca saklarız:

• Saklama, ilgili veri kategorisi, müşteri talimatları, yasal muhafaza yükümlülükleri ve sağlayıcı koşullarına göre yapılır. Sohbet geçmişi, türetilmiş içerik, denetim kayıtları ve sağlayıcı günlükleri ayrı saklama koşullarına sahiptir. Silme talepleri veri işleme sözleşmesi ve geçerli hukuk kapsamında ele alınır.

7. Veri Güvenliği

Verilerinizi korumak için sektör standardı güvenlik önlemlerini uygularız:

• HTTPS aktarımı korur; barındırma hizmetleri hizmete özgü anahtar yönetimiyle depolanan veriyi şifreler. Kiracı erişimi sınırlı izinler ve uygun yerlerde satır düzeyi politikalar kullanır. Çok faktörlü doğrulama desteklenen sağlayıcı hesapları ve belirli ayrıcalıklı işlemler için geçerlidir. Kayıtlar, kapsam ve saklama hizmete bağlıdır; müşteri anahtarları ayrı anlaşma ve yapılandırma gerektirir.
• SOC 2 Type II hazırlık programı devam etmektedir; kendi denetimimiz henüz başlamamıştır ve tamamlanmış bir Type II raporu mevcut değildir.

Veri ihlali olması durumunda

Bir ihlal, veri sorumlusu olduğumuz kişisel verileri etkiler ve yüksek risk oluşturması veya size önemli zarar vermesi muhtemelse, sizi gereksiz gecikme olmaksızın bilgilendiririz. Bir ihlalin bildirilebilir olduğunu değerlendirdikten sonra Singapore's Personal Data Protection Commission'a 3 calendar days içinde ve GDPR uygulanıyorsa, ihlali öğrendikten sonra 72 hours içinde yetkili denetim makamına bildirimde bulunuruz. İhlal kuruluşunuz adına işlediğimiz verileri etkilerse kuruluşunuzu 72 hours içinde bilgilendiririz; sizi nasıl bilgilendireceğine kuruluşunuz karar verir.

8. Çerezler

Çerezleri ve benzer teknolojileri şu amaçlarla kullanırız:

• Zorunlu: Kimlik doğrulama ve güvenlik (gerekli)
• Analiz: Kullanım kalıplarını anlamak (isteğe bağlı)
• Tercihler: Diliniz gibi ayarlarınızı hatırlamak

Çerez tercihlerinizi istediğiniz zaman sitenin alt bilgisindeki “Cookie preferences” veya Settings → Account bölümünden değiştirebilirsiniz. Ayrıntılı çerez listesi için Çerez Politikamıza bakın.

9. Uluslararası Aktarımlar

Barındırma kayıtlarımız Singapur’u birincil konum olarak listeler; uygulama ve veritabanı hizmetlerinin gerçek konumları henüz doğrulanmalıdır. Sağlayıcılar ABD dahil başka ülkelerde işleyebilir; Singapur’da saklama tüm işlemenin orada kaldığı anlamına gelmez. Aktarım güvenceleri alıcıya, işlemeye ve geçerli sözleşme veya yeterlilik düzenlemelerine bağlıdır. Ayrıntılar için gizlilik iletişimine başvurun; Avrupa veri yerleşimi seçeneği taahhüt edilmez.

10. Otomatik Karar Verme (GDPR Article 22)

ProcureLabs, aşağıdakiler dahil olmak üzere tedarik kararlarını desteklemek için otomatik işleme kullanır:

• İşlem Bütünlüğü: Faturaların ve işlemlerin olası düzensizlikler açısından otomatik olarak puanlanması (ör. mükerrer ödemeler, bölünmüş satın alımlar, hayalet tedarikçiler)
• Tedarikçi Risk Puanlaması: Finansal, uyum ve performans verilerine dayalı otomatik bileşik risk değerlendirmeleri
• Uyum İşaretleme: Olası düzenleyici veya politika ihlallerinin otomatik olarak belirlenmesi

Otomatik kararlara ilişkin haklarınız:

Yapay zeka özelliklerimiz ve otomatik kararlarımız için yazılı bir veri koruma etki değerlendirmesi tutarız; bu değerlendirme en az yılda bir kez ve önemli değişiklikler olduğunda incelenir.

11. Yaş Sınırı

ProcureLabs, işletmeler arası bir kurumsal platformdur. Hizmetlerimiz 18 yaşın altındaki kişilere yönelik değildir ve bu kişilerden bilerek kişisel veri toplamayız. 18 yaşın altındaysanız bu hizmeti kullanamazsınız. Kayıt olan herkes 18 yaşında veya daha büyük olduğunu onaylamalıdır; bu onay olmadan hesap oluşturmayız. Bir reşit olmayan kişinin bize kişisel veri sağladığına inanıyorsanız lütfen admin@procure-labs.com adresinden bizimle iletişime geçin.

12. Bu Politikadaki Güncellemeler

Bu gizlilik politikasını zaman zaman güncelleyebiliriz. Güncellediğimizde yeni sürümü bu sayfada yayımlar ve en üstteki “Last updated” tarihini değiştiririz. Bu tür güncellemelerden sonra hizmeti kullanmaya devam etmeniz, revize edilmiş politikayı kabul ettiğiniz anlamına gelir.