Beveiligingsstandaarden

Bij ProcureLabs staat beveiliging centraal in ons platform. Op deze pagina beschrijven we de maatregelen die van kracht zijn om uw inkoopgegevens te beschermen en wat deze maatregelen wel en niet omvatten.

Naleving van certificeringen

Gegevensversleuteling

Infrastructuurbeveiliging

• Cloudinfrastructuur: Gehost op AWS, dat beschikt over SOC 2-, ISO 27001- en PCI DSS-certificeringen. Dit zijn certificeringen van AWS, niet van ProcureLabs.
• Gegevensisolatie: Beveiliging op rijniveau is ingeschakeld voor de databasetabellen met klantgegevens, zodat query's van een ingelogde gebruiker alleen de rijen van de eigen organisatie retourneren. Achtergrondtaken en administratieve paden die met verhoogde databasetoegang worden uitgevoerd, vallen niet onder beveiliging op rijniveau; zij passen het tenantfilter toe in de applicatiecode.
• Beschikbaarheid: Eén AWS-regio (Singapore); geen failover tussen regio's
• Herstel na calamiteiten: Databaseback-ups met point-in-time recovery, geleverd door onze databasehost (Supabase)

Toegangsbeheer

Beveiligingsmonitoring en incidentrespons

• Kwetsbaarheidsbeheer: Elke merge request wordt gescand op vastgelegde secrets (Gitleaks) en oplosbare kritieke kwetsbaarheden in afhankelijkheden (Trivy).
• Incidentrespons: Incidenten worden door de oprichter van ProcureLabs afgehandeld met behulp van de incidentrespons-playbooks van het platform; getroffen klanten worden per e-mail geïnformeerd.
• Beveiligingsproblemen kunnen worden gemeld bij onze onderstaande beveiligingscontactpersoon.

Beveiliging van AI-gegevensverwerking

Onze AI-functies zijn ontworpen met aandacht voor beveiliging en privacy:

• Verwerking door OpenAI OpenAI ondersteunt chat, analyse en begrensde Decisions-beoordelingen voor toolselectie en inkoopbewijs. Onder voorbehoud van actuele klanttoestemming en de overeengekomen regionale configuratie ontvangt Decisions minimale context en vragen met afgeschermde gevoelige gegevens voor het toegestane doel. OpenAI-API-gegevens worden alleen voor modeltraining gebruikt bij uitdrukkelijke deelname. Decisions kan versleutelde promptcachestatus maximaal 24 uur en reguliere logboeken voor misbruikcontrole maximaal 30 dagen bewaren, onder voorbehoud van toepasselijke uitzonderingen voor beveiliging, veiligheid of wettelijke verplichtingen.
• Toestemming voor Decisions-verwerking Decisions-verwerking vereist actuele klantinstructies en toestemming voor het specifieke doel, account, de verwerker en de doorgifte naar de VS. Het uitschakelen van AI of intrekken van de toepasselijke bevoegdheid voorkomt nieuwe Decisions-aanvragen. Acties met gevolgen blijven onderworpen aan de vereiste waarborgen en onafhankelijke beoordeling.
• Bewaring volgt de toepasselijke gegevenscategorie, klantinstructies, juridische bewaarverplichtingen en aanbiedersvoorwaarden. Chatgeschiedenis, afgeleide inhoud, auditgegevens en aanbiederslogboeken hebben afzonderlijke bewaarvoorwaarden. Verwijderingsverzoeken worden behandeld volgens de verwerkersovereenkomst en toepasselijk recht.
• Optionele AI-functies kunnen door beheerders worden uitgeschakeld
• AI-functies kunnen door een beheerder voor de hele organisatie worden uitgeschakeld, of door elke gebruiker voor zichzelf
• Auditlog van beslissingen over door AI voorgestelde acties

Dataresidentie

Alle klantgegevens worden in één regio opgeslagen. AI-functies verwerken de benodigde gegevens bij AI-providers in de Verenigde Staten. Aanvullende opslagregio's zijn momenteel niet beschikbaar.

Governance

• Wij hanteren een schriftelijk informatiebeveiligingsbeleid, met een index van ons beleid en onze procedures, dat ten minste jaarlijks wordt beoordeeld.
• Wij hanteren een schriftelijke gedragscode die eerlijkheid, vertrouwelijkheid en belangenconflicten omvat.
• ProcureLabs heeft drie oprichters. David Hodge, CEO en directeur, is verantwoordelijk voor beveiliging en gegevensbescherming. Beoordeling door medeoprichters en onafhankelijke herstelregelingen worden momenteel gedocumenteerd en geverifieerd.
• Wij hanteren een schriftelijk risicoregister, dat ten minste jaarlijks en vóór belangrijke wijzigingen wordt beoordeeld.
• Wij hanteren een schriftelijk proces voor het controleren en beoordelen van onze subverwerkers. De fysieke beveiliging van de servers waarop ProcureLabs draait, wordt geleverd door AWS en Supabase; wij exploiteren zelf geen datacenters.
• Wij hanteren een schriftelijk bedrijfscontinuïteitsplan, dat ten minste jaarlijks wordt beoordeeld.
• Wij hebben een schriftelijke procedure voor het testen van het herstellen van onze database vanuit een back-up. Een hersteltest voor alleen de database is voltooid en de tijdelijke kopie is verwijderd. Herstel van de volledige applicatie, authenticatie en objectopslag, evenals onafhankelijke toegang voor een alternatieve operator, moet nog worden geverifieerd.

Wijzigingsbeheer en integriteit van de verwerking

• Codewijzigingen bereiken onze hoofdbranch via merge requests die de vereiste pipelinecontroles moeten doorstaan, waaronder secret-scanning, controles op databasemigraties en een controle of de beveiligings- en privacyverklaringen op deze site nog overeenkomen met de code. Productie wordt uitsluitend vanuit die branch uitgerold. Een geautomatiseerde test faalt als een vereiste controle wordt verwijderd of mag falen.
• Bekende zwakke plekken in de code worden vastgelegd in baselines en in ons register met compliance-bewijs. Een wijziging die een nieuwe zwakke plek toevoegt, zoals een error handler die een fout stilzwijgend negeert of een gepubliceerde verklaring waarvan de ondersteunende code is gewijzigd, wordt geblokkeerd totdat deze is verholpen of vastgelegd.
• De meeste write-endpoints in onze API controleren elke request body aan de hand van een gedeclareerd schema en weigeren een verzoek dat daar niet aan voldoet met een 400-fout.
• Elke uitvoering van onze detectie-engines legt voor elke detector vast of deze is voltooid en hoeveel resultaten deze heeft opgeleverd, of dat deze is mislukt. Een fout wordt als fout vastgelegd, nooit als “geen bevindingen”.