Kebijakan Transparansi AI

1. Komitmen Kami

ProcureLabs menggunakan kecerdasan buatan untuk membantu tim pengadaan bekerja lebih efektif. Kami yakin Anda perlu memahami secara tepat bagaimana AI digunakan di dalam platform, data apa yang diprosesnya, keputusan apa yang dapat dan tidak dapat dibuatnya, serta kontrol apa yang Anda miliki. Kebijakan ini menjelaskan semua hal tersebut.

2. Fitur AI

Platform ini mencakup penasihat pengadaan bertenaga AI bernama Pala. Pala menyediakan:

• Analisis pengeluaran dan wawasan kategori
• Penilaian dan rekomendasi risiko pemasok
• Analisis kontrak dan ekstraksi klausul
• Integritas transaksi dan deteksi kebocoran nilai
• Rekomendasi strategi sourcing
• Tanya jawab bahasa alami atas data pengadaan Anda

Pala secara mandiri melakukan pekerjaan analitis dan persiapan (menganalisis, memberi skor, memberi peringkat, menyusun draf). Pala tidak menyetujui pengeluaran, membuat pesanan pembelian, melakukan pembayaran, menandatangani kontrak atau mengirimkannya untuk ditandatangani, maupun mengirim komunikasi eksternal kecuali seseorang mengonfirmasi tindakan tersebut.

3. Penyedia AI

Kami menggunakan beberapa penyedia AI untuk menyediakan kemampuan yang berbeda:

4. Penanganan Data

Saat Anda menggunakan fitur AI, konteks yang relevan dari data pengadaan Anda dikirim kepada penyedia AI untuk diproses. Berikut cara data tersebut ditangani:

• Pemrosesan OpenAI OpenAI mendukung percakapan, analisis, dan penilaian Decisions yang terbatas untuk pemilihan alat serta bukti pengadaan. Dengan tunduk pada izin pelanggan yang masih berlaku dan konfigurasi regional yang disepakati, Decisions menerima konteks dan pertanyaan yang diminimalkan dan disamarkan untuk tujuan yang diizinkan. Data API OpenAI hanya digunakan untuk pelatihan model jika ada persetujuan ikut serta secara tegas. Decisions dapat menyimpan status cache prompt terenkripsi hingga 24 jam dan log pemantauan penyalahgunaan standar hingga 30 hari, dengan pengecualian keamanan, keselamatan, atau hukum yang berlaku.
• Redaksi PII. Sebelum prompt dikirim kepada penyedia AI melalui orkestrator AI platform, yang menjalankan asisten dan sebagian besar fitur AI, platform secara otomatis meredaksi alamat email, nomor telepon (format AS, dan nomor apa pun yang ditulis dengan kode negara +), nomor Social Security AS, nomor kartu pembayaran, serta nomor rekening bank, routing, dan paspor yang diberi label. Nama pribadi tidak terdeteksi, dan beberapa pekerjaan latar belakang serta ekstraksi seluruh dokumen mengirimkan konten kepada penyedia tanpa langkah ini.
• Izin pemrosesan Decisions Pemrosesan Decisions memerlukan instruksi pelanggan yang masih berlaku dan izin untuk tujuan, akun, pemroses, serta transfer ke AS yang spesifik. Menonaktifkan AI atau mencabut kewenangan terkait mencegah permintaan Decisions baru. Tindakan yang berdampak tetap tunduk pada pengamanan yang diwajibkan dan peninjauan independen.

Retensi mengikuti kategori data terkait, instruksi pelanggan, kewajiban penyimpanan hukum, serta ketentuan penyedia. Riwayat percakapan, konten turunan, catatan audit, dan log penyedia memiliki ketentuan retensi tersendiri. Permintaan penghapusan ditangani berdasarkan perjanjian pemrosesan data dan hukum yang berlaku.

5. Otonomi dan Pengawasan Manusia

ProcureLabs beroperasi dengan model otonomi bertahap. Pengaturan platform saat ini membatasi AI hanya pada tindakan analitis dan konsultatif:

Tidak ada fitur AI yang dapat menyetujui pengeluaran, mengeksekusi pembayaran, menandatangani kontrak, atau mengirim komunikasi eksternal tanpa manusia yang mengonfirmasi tindakan tersebut. Hal ini diberlakukan di tingkat platform dan tidak dapat dikesampingkan oleh pengguna maupun administrator organisasi Anda berdasarkan pengaturan platform saat ini.

6. Akurasi dan Keterbatasan

Konten yang dihasilkan AI bersifat probabilistik dan mungkin mengandung kesalahan. Anda harus:

• Perlakukan semua keluaran AI sebagai rekomendasi, bukan keputusan
• Verifikasi klaim numerik, penilaian pemasok, dan skor risiko terhadap data sumber
• Terapkan pertimbangan profesional dalam pengadaan sebelum menindaklanjuti saran AI
• Laporkan jawaban yang tidak akurat dari asisten AI menggunakan tombol umpan balik pada setiap responsnya

Kami tidak menjamin keakuratan, kelengkapan, atau kesesuaian untuk tujuan tertentu dari konten yang dihasilkan AI. Lihat Ketentuan Layanan untuk batasan tanggung jawab terkait fitur AI.

7. Bias dan Keadilan

Model AI dapat mencerminkan bias yang terdapat dalam data pelatihannya. Kami menjalankan pemeriksaan keadilan statistik (aturan empat perlima, uji chi-square, dan Kolmogorov-Smirnov) pada skor kinerja pemasok, dengan membandingkan kelompok pemasok berdasarkan ukuran, wilayah, negara, lama beroperasi, dan klasifikasi keberagaman jika organisasi Anda telah mencatat atribut tersebut. Teks yang ditulis oleh asisten AI tidak diperiksa secara otomatis untuk bias. Jika Anda melihat keluaran yang tampak bias (misalnya, secara sistematis merugikan pemasok dari wilayah atau dengan ukuran tertentu), harap laporkan kepada support@procure-labs.com. Kami menyelidiki semua laporan dan menyesuaikan sistem kami jika bias terkonfirmasi.

8. Jejak Audit

Setiap keputusan yang dibuat platform atas tindakan yang diusulkan AI (dijalankan, dikirim untuk persetujuan, atau dicatat dalam mode bayangan) direkam bersama tindakan tersebut, tingkat otonomi yang berlaku, pihak yang bertanggung jawab (pengguna yang memintanya), serta hash input dan output keputusan. Catatan tidak dapat diedit atau dihapus, dan administrator Anda dapat melihatnya di AI Governance > Decision log. Secara desain, kami menyimpan intisari, bukan teks lengkap: hal ini memberi Anda asal-usul yang dapat diaudit tanpa membuat salinan kedua data Anda.

9. Kontrol Anda

• Menonaktifkan sepenuhnya: Nonaktifkan pemrosesan AI di Settings → Account — untuk diri Anda sendiri, atau untuk seluruh organisasi jika Anda adalah administrator. Spanduk cookie tidak mengontrol pemrosesan AI.
• Meninjau aktivitas AI: Administrator dapat melihat log keputusan atas tindakan yang diusulkan AI di AI Governance > Decision log.
• Meminta penghapusan: Minta penghapusan log interaksi AI dengan menghubungi support@procure-labs.com.

10. Kepatuhan terhadap Peraturan

Kami merancang tata kelola AI platform dengan mempertimbangkan EU AI Act, Singapore PDPA, dan GDPR Article 22 (pengambilan keputusan otomatis). Platform tidak membuat keputusan yang berdampak secara hukum atau signifikan terhadap individu tanpa keterlibatan manusia. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Kebijakan Privasi dan Keamanan halaman.