Kebijakan Privasi

1. Pengendali Data

ProcureLabs Pte. Ltd. (UEN: 202606070W) menentukan tujuan catatan akun, penagihan, keamanan dan pemasaran. Organisasi pelanggan biasanya menentukan tujuan data pribadi pengadaan; kami memprosesnya sesuai instruksi dan perjanjian yang berlaku.

Untuk pertanyaan apa pun terkait perlindungan data, silakan hubungi Petugas Perlindungan Data kami di admin@procure-labs.com

Petugas yang ditunjuk menjalankan tugas PDPA Singapura. Penunjukan ini tidak menetapkan pengangkatan atau independensi DPO GDPR; penilaian penerapan dan independensi GDPR yang terpisah belum selesai.

2. Data yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan dan memproses kategori data pribadi berikut:

• Informasi Akun: Alamat email, nama lengkap, nama organisasi, waktu Anda menyetujui ketentuan kami, dan tautan foto profil jika Anda masuk dengan Google
• Data Penggunaan: Halaman dan fitur yang Anda gunakan, durasi sesi, dan preferensi Anda. Pelacakan tampilan halaman dan Google Analytics hanya berjalan jika Anda menerima cookie analitik.
• Data Pengadaan: Data pengeluaran, informasi pemasok, dan data bisnis lain yang Anda unggah
• Interaksi AI: Pesan obrolan dan kueri dengan asisten AI kami
• Data Teknis: Alamat IP, jenis browser dan informasi perangkat, upaya masuk dan sesi aktif, yang digunakan untuk keamanan dan analitik

ProcureLabs tidak bermaksud memproses kategori khusus data pribadi (seperti kesehatan, keyakinan agama, atau keanggotaan serikat pekerja), dan Kebijakan Penggunaan yang Dapat Diterima kami melarang pengunggahannya. Jika pemeriksaan otomatis kami mendeteksi data tersebut, data itu dihapus dari teks sebelum teks tersebut dikirim ke penyedia AI melalui orkestrator AI kami, dan impor CSV yang header kolomnya menyebutkan data tersebut akan ditolak. Pemeriksaan ini hanya mengenali istilah berbahasa Inggris dan tidak mendeteksi semuanya, dan teks yang terdeteksi tetap tersimpan di ruang kerja Anda sampai Anda menghapusnya.

Data pribadi yang kami terima dari pihak lain

Sebagian data pribadi tidak berasal langsung dari Anda:

• Dari organisasi Anda: jika organisasi tersebut menggunakan single sign-on atau penyediaan SCIM, penyedia identitasnya mengirimkan kepada kami nama dan alamat email Anda serta, jika dikonfigurasi, grup yang menetapkan peran Anda. Administrator juga dapat memasukkan alamat email Anda untuk mengundang Anda. Jika organisasi Anda menghubungkan Microsoft Teams, kami menerima nama dan ID Teams Anda saat Anda menggunakan bot kami. Kami menggunakan informasi ini untuk membuat dan menjalankan akun Anda.
• Dari dokumen dan data yang diunggah atau dihubungkan oleh organisasi Anda: nama, detail kontak bisnis, dan jabatan stafnya serta staf pemasoknya, dan nama serta jabatan orang yang menandatangani kontrak, yang terdapat dalam kontrak, faktur, daftar pemasok, dan sistem bisnis yang terhubung. Pembeli juga dapat mengundang Anda ke portal pemasoknya dengan memasukkan alamat email Anda, dan kolega dapat menambahkan Anda menggunakan nama dan alamat email Anda. Kami memproses informasi ini untuk organisasi tersebut, yang menentukan cara penggunaannya.
• Dari daftar publik dan daftar sanksi, ketika organisasi Anda menggunakan pencarian pemasok, pemeriksaan konflik kepentingan, atau penyaringan sanksi: nama pejabat perusahaan, peran, dan tanggal pengangkatan (UK Companies House, yang juga memberikan kewarganegaraan, pekerjaan, dan negara tempat tinggal; serta OpenCorporates), pengajuan publik dari US SEC EDGAR yang menyebutkan nama salah satu staf organisasi Anda, dan nama dalam daftar sanksi pemerintah (OFAC, EU, UN, dan UK) yang cocok dengan pemasok. Kami menggunakan informasi ini untuk menilai pemasok serta menyaring konflik kepentingan dan sanksi, berdasarkan instruksi organisasi tersebut.

3. Dasar Hukum Pemrosesan

Kami memproses data pribadi Anda berdasarkan dasar hukum berikut:

• Pelaksanaan Kontrak: Untuk menyediakan layanan kami sebagaimana disepakati dalam ketentuan layanan kami
• Persetujuan: Pemrosesan AI bergantung pada instruksi pelanggan, dasar hukum, tujuan dan pengaturan layanan. Analitik opsional memerlukan persetujuan cookie yang sesuai. Preferensi AI tidak mengizinkan setiap tujuan, penyedia atau transfer luar negeri.
• Kepentingan yang Sah: Untuk keamanan, pencegahan penyalahgunaan, dan peningkatan layanan
• Kewajiban Hukum: Untuk mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku

4. Pembagian Data dengan Pihak Ketiga

Kami membagikan data kepada penyedia layanan pihak ketiga, termasuk yang tercantum di bawah. Daftar lengkap beserta lokasinya tersedia di halaman Subprosesor kami.

Layanan meliputi hosting AWS, database dan autentikasi Supabase, tagihan Stripe, pemantauan kesalahan Sentry, email Resend, alur Inngest, cache dan pembatasan Upstash, serta Microsoft 365 / SharePoint untuk korespondensi dan dokumen perusahaan. Data dibagikan sesuai fitur dan konfigurasi. Lihat halaman subprosesor.

5. Hak Anda (GDPR)

Berdasarkan General Data Protection Regulation (GDPR), Anda memiliki hak-hak berikut:

Jika GDPR berlaku, hukum mewajibkan jawaban tanpa penundaan berlebihan dalam satu bulan kalender sejak diterima. Kerumitan atau jumlah permintaan dapat memerlukan hingga dua bulan tambahan; perpanjangan harus diberitahukan beserta alasan dalam bulan pertama. Hukum lain mungkin berbeda.

Anda dapat menggunakan hak yang berlaku lewat email tanpa akun atau langganan aktif. Verifikasi identitas yang proporsional mungkin diperlukan. Untuk data pelanggan kami membantu pengendalinya. Pengaduan dapat disampaikan ke PDPC Singapura atau, jika GDPR berlaku, otoritas pengawas berwenang.

6. Penyimpanan Data

Kami menyimpan data Anda selama periode berikut:

• Retensi mengikuti kategori data terkait, instruksi pelanggan, kewajiban penyimpanan hukum, serta ketentuan penyedia. Riwayat percakapan, konten turunan, catatan audit, dan log penyedia memiliki ketentuan retensi tersendiri. Permintaan penghapusan ditangani berdasarkan perjanjian pemrosesan data dan hukum yang berlaku.

7. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan berstandar industri untuk melindungi data Anda:

• HTTPS melindungi transmisi; hosting mengenkripsi penyimpanan dengan pengelolaan kunci khusus layanan. Akses tenant memakai izin terbatas dan kebijakan baris database bila berlaku. Autentikasi multifaktor berlaku bagi akun penyedia yang didukung dan tindakan istimewa tertentu. Catatan, cakupan dan retensi bergantung pada layanan; kunci pelanggan memerlukan kesepakatan dan konfigurasi terpisah.
• Program persiapan SOC 2 Type II sedang berlangsung; audit kami sendiri belum dimulai dan tidak ada laporan Type II yang telah selesai.

Jika terjadi pelanggaran data

Jika pelanggaran memengaruhi data pribadi yang kami kendalikan dan kemungkinan menimbulkan risiko tinggi bagi Anda atau menyebabkan kerugian signifikan, kami akan memberi tahu Anda tanpa penundaan yang tidak semestinya. Kami memberi tahu Singapore's Personal Data Protection Commission dalam waktu 3 hari kalender setelah menilai bahwa pelanggaran tersebut wajib dilaporkan dan, jika GDPR berlaku, otoritas pengawas yang berwenang dalam waktu 72 jam setelah mengetahui pelanggaran tersebut. Jika pelanggaran memengaruhi data yang kami proses untuk organisasi Anda, kami memberi tahu organisasi Anda dalam waktu 72 jam, dan organisasi tersebut memutuskan cara memberi tahu Anda.

8. Cookie

Kami menggunakan cookie dan teknologi serupa untuk:

• Esensial: Autentikasi dan keamanan (wajib)
• Analitik: Memahami pola penggunaan (opsional)
• Preferensi: Mengingat pengaturan Anda, seperti bahasa Anda

Anda dapat mengubah preferensi cookie kapan saja melalui “Cookie preferences” di footer situs atau di Settings → Account. Untuk daftar lengkap cookie, lihat Kebijakan Cookie kami.

9. Transfer Internasional

Catatan hosting kami mencantumkan Singapura sebagai lokasi utama; lokasi layanan aplikasi dan database yang sebenarnya masih perlu diverifikasi. Penyedia dapat memproses di negara lain, termasuk AS; penyimpanan di Singapura tidak berarti seluruh pemrosesan tetap di sana. Perlindungan transfer bergantung pada penerima, pemrosesan serta pengaturan kontrak atau kecukupan yang berlaku. Hubungi kontak privasi; opsi residensi Eropa tidak dijanjikan.

10. Pengambilan Keputusan Otomatis (GDPR Pasal 22)

ProcureLabs menggunakan pemrosesan otomatis untuk mendukung keputusan pengadaan, termasuk:

• Integritas Transaksi: Penilaian otomatis atas faktur dan transaksi untuk menemukan potensi ketidakwajaran (misalnya, pembayaran duplikat, pembelian yang dipecah, pemasok fiktif)
• Penilaian Risiko Pemasok: Penilaian risiko gabungan secara otomatis berdasarkan data keuangan, kepatuhan, dan kinerja
• Penandaan Kepatuhan: Identifikasi otomatis atas potensi pelanggaran peraturan atau kebijakan

Hak Anda terkait keputusan otomatis:

Kami menyimpan penilaian dampak perlindungan data tertulis mengenai fitur AI dan keputusan otomatis kami, yang ditinjau setidaknya setiap tahun dan setiap kali terjadi perubahan signifikan.

11. Pembatasan Usia

ProcureLabs adalah platform enterprise antarbisnis. Layanan kami tidak ditujukan kepada, dan kami tidak secara sadar mengumpulkan data pribadi dari, individu berusia di bawah 18 tahun. Jika Anda berusia di bawah 18 tahun, Anda tidak boleh menggunakan layanan ini. Siapa pun yang mendaftar harus mengonfirmasi bahwa mereka berusia 18 tahun atau lebih, dan kami tidak membuat akun tanpa konfirmasi tersebut. Jika Anda yakin seorang anak di bawah umur telah memberikan data pribadinya kepada kami, silakan hubungi kami di admin@procure-labs.com.

12. Pembaruan Kebijakan Ini

Kami dapat memperbarui kebijakan privasi ini dari waktu ke waktu. Jika kami melakukannya, kami menerbitkan versi baru di halaman ini dan mengubah tanggal “Last updated” di bagian atas. Penggunaan layanan secara berkelanjutan setelah pembaruan tersebut berarti Anda menerima kebijakan yang telah direvisi.